Архивисты идут в ногу со временем
Наталья Баранова, директор Шуйского архива, с гордостью показала нам свое «архивное хозяйство» и с удовольствием ответила на вопросы.
Наша справка
В хранилищах Шуйского архива находится свыше 112 тысяч документов, касающихся деятельности государственных структур, предприятий, организаций и учреждений города и района. За три квартала года сотрудниками исполнено более 1646 запросов. Эта трудоемкая работа осуществляется в архиве успешно, благодаря грамотности архивистов, профессионалов с большим трудовым стажем. Для плодотворной деятельности архива созданы все условия: в отдельном двухэтажном здании более десяти хранилищ, в которых поддерживается оптимальная температура воздуха, имеются автоматические противопожарные установки, оргтехника, рабочие места специалистов оборудованы компьютерами.
– Наталья Александровна, как долго вы трудитесь в архиве?
– В январе 1999 года я пришла сюда и не жалею. Кто-то считает работу архивариуса скучной и нудной, потому что она незаметна. Но тот, кто проработал в архиве два-три года, уже не может уйти отсюда.
– Как можно воспользоваться документами архива?
– Воспользоваться архивными документами в нашем читальном зале может каждый желающий. Достаточно иметь при себе паспорт и направление от организации с указанием темы и хронологических рамок интересующего исторического материала. На верхних стеллажах подшивки газет. Есть газеты и журналы, датируемые началом прошлого века.
– А каков срок хранения документов?
– 75 лет хранятся документы по личному составу. Кстати, 45 процентов всех хранящихся у нас документов как раз относятся к этой категории. Это кадровые приказы, документы по заработной плате, невостребованные трудовые книжки и многое другое. Но есть документы, которые надлежит хранить вечно: документы о жизни города и его предприятий. Есть документы, относящиеся к 1901 и 1902 году.
– Удивительно, какой у вас порядок!
– Без этого нельзя. Если раньше архив относился к разделу научного обслуживания (мы, в основном, выдавали исторические справки), то сегодня архивная деятельность носит социально-правовой характер. Практически, мы стали подразделением Пенсионного фонда. К нам обращаются за документами чтобы подтвердить трудовой стаж, награждения, выбрать зарплату.
В 90-е годы на нас обрушилась волна заявлений о подтверждении трудового стажа во время Великой Отечественной войны. Старались помочь всем, удовлетворив свыше 6 тысяч заявлений. В двухтысячных годах – новые перемены, связанные с закрытием основных предприятий города. В архив документы свозили на грузовиках. Мы их принимали, производили экспертизу, составляли описи. Одним словом, трудились, не поднимая головы. Все это делалось быстро.
– Наталья Александровна, я понимаю, что с постоянными открытиями и закрытиями фирм работы в архиве прибавляется. Компьютеры вам не помогут оптимизировать процесс?
– Учетный материал мы заносим в базу данных, но справки мы обязаны выдавать только на руки лично гражданину. Кстати, срок выдачи таких справок 30 дней, но мы стараемся выполнить заявку за 2 недели. Скорее всего, потребуются дополнительные руки и новые площади для хранения документов.
– Можно ли отослать заявление по электронной почте?
– Да, поскольку мы обслуживаем всех граждан, которые когда-то работали и проживали в Шуе и Шуйском районе, независимо от того, где они сейчас находятся, поэтому принимаются заявления по почте, в том числе и в электронном виде.
– Шуйский архив идет в ногу со временем, своевременно отражая потребности общества и надежно сохраняя информацию.
– Да, это так. Единственное пожелание к руководителям предприятий, организаций и предпринимателям – относиться к документам серьезнее, от этого зависит дальнейшая судьба людей.
Это интересно!
На Руси первые архивы возникли в церквях и монастырях. Все документы хранились в больших ящиках – ларях. За сохранностью ларя отвечал специальный человек – ларник.
