Копии документов должны предоставляться бесплатно
На вопросы читателя ответ дает Шуйский межрайонный прокурор Владимир Прыгунов.
— Я собираюсь увольняться с прежнего места работы и в связи с этим попросила у работодателя документы, которые мне в дальнейшем могут потребоваться, в частности, справку о заработной плате и копию приказа о приеме на работу. Однако в бесплатной выдаче документов мне было отказано. Правильно ли это? Каков вообще порядок выдачи документов, и каковы сроки их предоставления?
— Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Перечень документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, не является исчерпывающим. Это означает, что в случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя.
Если работник переехал в другой город, то он может направить заявление о выдаче необходимых ему документов по почте. При этом в заявлении он должен указать, что просит направить справку о сумме заработка по почте. В этом случае бывший работодатель отправит документы заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовые расходы, в данном случае, оплачивает бывший работодатель, поскольку выдача справки является его обязанностью.
Срок, в течение которого работодатель обязан выдать по требованию копии связанных с работой документов, не может превышать 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. Например: если работник подал заявление о выдаче соответствующих документов 21 марта 2011 г., в понедельник, то справка должна быть выдана не позднее 24 марта, в четверг. Если же заявление было подано 25 марта 2011 г., в пятницу, то справка должна быть выдана не позднее 30 марта, в среду.
Если работодатель не выдаст документы в указанный законом срок, то можно обратиться с жалобой в Федеральную инспекцию труда, которая наделена полномочиями по государственному надзору и контролю за соблюдением работодателями трудового законодательства (ст. 23.12 КоАП РФ, ст. 356 ТК РФ). За нарушение трудового законодательства руководителя, главного бухгалтера (а также предпринимателя, если работодатель — ИП) могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является письменное заявление работника, составленное в произвольной форме, при этом в заявлении необходимо точно указать конкретные виды документов, копии которых желает получить работник. Каких-либо иных, помимо заявления работника, оснований для выдачи копий документов, связанных с работой, законодательством, в данном случае, не предусмотрено. Поэтому работодатель не вправе требовать предоставления работником ходатайств, запросов, требований третьих лиц о выдаче копий соответствующих документов.
